Трудовая книжка является важным документом, в котором отображена информация о профессиональной деятельности, наградах и рабочих достижениях его владельца. Данное бумажное изделие играет важную роль при официальном трудоустройстве и выходе на пенсию, поскольку подтверждает стаж соискателя на должность, а также во многом определяет размер социальных выплат. Тем не менее, нередко происходит утеря представленного документа, при этом многие люди не знают, что делать в такой ситуации. Восстановить трудовую книжку можно несколькими способами, о которых пойдет речь далее более подробно.
Кто потерял?
Содержание страницы
Изначально необходимо определиться, по чьей вине была утрачена трудовая книжка. При потере рассматриваемого документа, как правило, виноват либо наниматель (юридическое либо физическое лица), либо сам работник. Если утеряна трудовая книжка по непредумышленному умыслу работодателя, то ничего особенного сотруднику делать не придется. Процесс восстановления возьмет на себя виновник происшествия, однако от работника потребуется написать заявление, где подробно будет указана причина произошедшего (пожар в офисе, потоп или другие форс-мажорные обстоятельства). Иногда бывают случаи, когда данный документ потерял наниматель, однако восстанавливать его категорически отказывается. Если такое происходит, то можно обратиться в суд с просьбой о взыскании средней зарплаты за каждый день просрочки при выдаче трудовой (согласно пункту 234 ТК РФ).
Как самому восстановить документ?
Бывает, что описываемое бумажное изделие теряется самим работником, похищается, либо приходит в негодность. В этой ситуации восстановление документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, предусматривающими определенный порядок действий. Изначально следует отметить, что новый формуляр с записями вам никто делать не станет, а взамен потерянного оригинала выдадут дубликат. Примечательно, что дубликат также оформляется, если работник был неправомерно уволен с должности, а позднее восстановлен на ней по решению суда.
На начальном этапе восстановления необходимо написать заявление по последнему (текущему) месту профессиональной деятельности, зафиксировав число и факт предъявления бумаги работодателю. Если этого не сделать, то процесс выдачи дубликата может продолжаться несколько месяцев, хотя по закону наниматель обязан выдать копию трудовой не позднее чем через 15 календарных дней с момента обращения. В заявлении следует указывать причину отсутствия документа (кража, потеря, потрепанность, приведение в негодность), однако подробно расписывать произошедшее с книжкой не стоит.
Отдельно следует поднять вопрос, как подавать заявление на восстановление. Сделать это можно двумя способами, такими как:
- личное посещение кадровой службы организации;
- отправка бумаги заказным письмом на адрес нанимателя.
Если вы в хороших отношениях с работодателем, то не поленитесь лично прийти к нему на прием и попросить посодействовать в выдаче дубликата. Такая мера позволит существенно ускорить процесс и избежать дополнительных расходов на почтовые услуги. Если же вы решили отправить заявление заказным письмом, то не забудьте сделать опись вложения, а также получить уведомление о вручении. При таких условиях работодатель уже не будет затягивать выдачу дубликата, ссылаясь на отсутствие у него необходимых бумаг.
Как еще получить копию трудовой?
При утере документа случаются ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, то есть прекратил свое юридическое существование. Восстановить трудовую книжку здесь можно посредством следующих структур:
- судебные инстанции;
- Пенсионный фонд РФ;
- Государственный архив РФ.
Самым трудоемким и финансово затратным вариантом получения дубликата станет обращение в суд, который в силу своей компетенции разошлет запросы требуемым организациям. Ответы на них приходят вполне оперативно, поэтому получение копии трудовой книжки занимает максимум 2-3 недели с момента проведения судебного заседания.
Также с просьбой о восстановлении документа можно обратиться в территориальное отделение ПФ РФ. В 10-дневный срок эта инстанция обязана выдать справку, где содержится информация об общем трудовом стаже гражданина, перечне занимаемых должностей и периодах работы на определенные организации. Данная услуга бесплатная для всех жителей страны, однако персонифицированный учет был введен относительно недавно, поэтому сведения предоставляются за последние 3-4 года трудовой деятельности человека.
Письменный запрос о получении аналогичной справки можно подать также в Государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. После обращения гражданину выдается документ, где подробно расписаны аспекты его профессиональной карьеры (место и период работы, полученные награды, разряды, звания). В большинстве случаев ждать ответа придется в течение 5-10 календарных дней.
Какая информация вносится в дубликат?
Стандартные правила оформления копий трудовых книжек практически ничем не отличаются от заполнения оригиналов. Единственным нюансом станет трудоемкий процесс сбора сведений с прошлых мест работы, особенно если у гражданина их накопилось больше десятка. Так, например, выяснить номера приказов о принятии на должность, присвоении квалификации, поощрении или увольнении крайне сложно.
Как следствие, установлен минимум, согласно которому можно делать пометки в дубликате. В этот перечень, прежде всего, входят:
- информация о занимаемой должности и наименование организации;
- суммарные данные накопившемся стаже (то есть количество лет и месяцев);
- сведения о присвоении разряда или наград по последнему месту трудовой деятельности.
В графу копии трудовой под №2 заносится информация о дате приема на работу, здесь же указывается число, когда был уволен сотрудник. Графа №3 служит для занесения сведений об организации (наименование, вид субъекта деятельности и т. д.) наряду с занимаемой гражданином должностью. Если работник был переведен на другую должность в связи с производственной необходимостью или по иным причинам, то об этом также делают запись.
Графа под №4 содержит информацию о документах, согласно которым вносились изменения в трудовую книжку, то есть осуществлялись увольнения, повышение квалификации, поощрения или прием на работу. Если в оригинале обязательно должен указываться номер приказа, то в дубликате этого можно не делать, а просто прописать документ, где содержится ссылка на распоряжение нанимателя. В качестве такой бумаги может выступать архивная выписка, постановление об увольнении сотрудника и т. д.
Почему нужно получить дубликат?
Восстанавливать потерянную трудовую книжку рекомендуется по нескольких причинам, главными из которых являются:
- необходимость документа при приеме на работу;
- возможность подтверждения трудового стажа.
Если гражданин желает устроиться на официальную должность, то любой наниматель потребует от него предъявления оригинала трудовой, либо ее дубликата. Не беспокоиться об упомянутом документе можно только лицам, для которых получаемое место работы станет первым в карьере. Согласно ст. 65 ТК РФ работодатель обязан оформить трудовую самостоятельно или получить ее от соискателя, в противном случае его ждет административное взыскание. Для новоиспеченного сотрудника никакой ответственности за несвоевременное предъявление такого документа не предусмотрено.
Еще совсем недавно трудовая книжка считалась документальным подтверждением стажа, однако с приходом современных технологий такие сведения хранятся в специальном архиве Пенсионного фонда РФ. Маловероятно, но все же если информация о профессиональной деятельности по каким-либо причинам исчезнет из электронной базы данных представленной организации, то самым простым способом восстановления сведений станет предъявление трудовой книжки.
Таким образом, при утере рассматриваемого документа стоит незамедлительно заняться его восстановлением и как можно быстрее получить дубликат. Эта мера позволит документально подтвердить накопленный стаж, а также избежать дополнительных трудностей при получении официальной работы.
