Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой документ унифицированной формы, на основании которого происходит перемещение хранящихся у работодателя трудовых книжек, а также неиспользованных чистых бланков внутри организации.

Трудовая книжка является для работника основным подтверждением его профессиональной деятельности и стажа. Вопросы, регулирующие правила их оформления, а также учета и хранения переданы в ведение Правительства РФ.

Обязанности работодателя

Именно этот орган возложил на руководителей предприятий ряд серьезных обязательств:

  • оформлять документы о профессиональном стаже на всех сотрудников предприятия;
  • организовывать процедуры их грамотного ведения, надежного хранения и строгого учета;
  • заполнять приходно-расходную книгу, учитывающую чистые бланки книжек и вкладышей;
  • своевременно передавать трудовые книжки или их дубликаты уволившимся сотрудникам по их письменному обращению.

трудовая книжкаВсю работу с этими документами в организации осуществляет специально уполномоченное для этих целей лицо, назначаемое приказом руководителя. Чаще всего, таким уполномоченным лицом становится сотрудник службы кадров предприятия. За нарушение утвержденного порядка работы с содержащими персональные сведения о трудовом опыте и стаже работников документами, уполномоченные лица компании несут ответственность в виде уплаты штрафа в размере от 5 до 500 МРОТ. При выявлении повторных нарушений решением суда нерадивый сотрудник может быть лишен права исполнять свои обязанности на срок до 3 лет.

В тех случаях, когда на предприятии происходит смена кадрового состава или изменение функциональных обязанностей специалистов кадровой службы, возникает необходимость передачи дел от одного специалиста к другому. Именно в этом случае на помощь кадровикам приходит акт приема-передачи трудовых книжек.

Состав документа

Бланк такого акта, как и образец его заполнения, каждое предприятие имеет право разработать самостоятельно. Этот документ не имеет унифицированной утвержденной формы. Однако бланк обязан содержать ряд сведений, среди которых:

  • ФИО работника;
  • отметка о наличии или отсутствии вкладыша;
  • перечень серий и номеров трудовых книжек, а также приложенных к ним вкладышей;
  • краткое описание состояния документов, замечания к их содержанию;
  • общее количество оформленных трудовых книжек;
  • список хранящихся в архиве предприятия трудовых книжек, невостребованных сотрудниками, не состоящими более в штате.
Читаем по теме:  Копия трудовой книжки, для чего может понадобиться, сколько действует, как заверить

Для фиксирования количества неиспользованных формуляров книжек бланк акта предусматривает наличие специальной графы.

Правила оформления

Оформление акта предваряет издание руководителем внутреннего приказа или распоряжения в свободной форме о причинах инициации передачи дел. В нем должны содержаться данные специалистов, между которыми будет производиться процедура, а также сроки завершения этого процесса.

Передача комплекта трудовых книжек происходит в присутствии созванной для этой цели комиссии, призванной наблюдать за порядком проведения процедуры и правильностью заполнения акта.

В акте необходимо указать следующие обязательные сведения:

  • ФИО и должностная позиция лица, составившего настоящий акт;
  • ФИО специалистов, осуществляющих непосредственно процедуру передачи документов;
  • ФИО состава комиссии, указанных в алфавитном порядке;
  • описание процедуры и ее результата.

Акт составляется в количестве не менее трех экземпляров. Любые дополнительные сведения к нему должны быть оформлены в качестве приложений. По окончании процесса передачи дел документ подписывается принимающей и передающей сторонами, главой комиссии и всеми ее членами. Далее документ передается руководителю предприятия для утверждения и заверения печатью организации.

Подобного рода документы, касающиеся сведений о трудовых книжках и вкладышах, организация обязана хранить в собственном архиве не менее 3 лет.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
kadryprof.ru
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: