Акт приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек представляет собой документ унифицированной формы, на основании которого происходит перемещение хранящихся у работодателя трудовых книжек, а также неиспользованных чистых бланков внутри организации.

Трудовая книжка является для работника основным подтверждением его профессиональной деятельности и стажа. Вопросы, регулирующие правила их оформления, а также учета и хранения переданы в ведение Правительства РФ.

Обязанности работодателя

Именно этот орган возложил на руководителей предприятий ряд серьезных обязательств:

• оформлять документы о профессиональном стаже на всех сотрудников предприятия;
• организовывать процедуры их грамотного ведения, надежного хранения и строгого учета;
• заполнять приходно-расходную книгу, учитывающую чистые бланки книжек и вкладышей;
• своевременно передавать трудовые книжки или их дубликаты уволившимся сотрудникам по их письменному обращению.

Всю работу с этими документами в организации осуществляет специально уполномоченное для этих целей лицо, назначаемое приказом руководителя. Чаще всего, таким уполномоченным лицом становится сотрудник службы кадров предприятия. За нарушение утвержденного порядка работы с содержащими персональные сведения о трудовом опыте и стаже работников документами, уполномоченные лица компании несут ответственность в виде уплаты штрафа в размере от 5 до 500 МРОТ. При выявлении повторных нарушений решением суда нерадивый сотрудник может быть лишен права исполнять свои обязанности на срок до 3 лет.

В тех случаях, когда на предприятии происходит смена кадрового состава или изменение функциональных обязанностей специалистов кадровой службы, возникает необходимость передачи дел от одного специалиста к другому. Именно в этом случае на помощь кадровикам приходит акт приема-передачи трудовых книжек.

Состав документа

Бланк такого акта, как и образец его заполнения, каждое предприятие имеет право разработать самостоятельно. Этот документ не имеет унифицированной утвержденной формы. Однако бланк обязан содержать ряд сведений, среди которых:

• ФИО работника;
• отметка о наличии или отсутствии вкладыша;
• перечень серий и номеров трудовых книжек, а также приложенных к ним вкладышей;
• краткое описание состояния документов, замечания к их содержанию;
• общее количество оформленных трудовых книжек;
• список хранящихся в архиве предприятия трудовых книжек, невостребованных сотрудниками, не состоящими более в штате.

Для фиксирования количества неиспользованных формуляров книжек бланк акта предусматривает наличие специальной графы.

Правила оформления

Оформление акта предваряет издание руководителем внутреннего приказа или распоряжения в свободной форме о причинах инициации передачи дел. В нем должны содержаться данные специалистов, между которыми будет производиться процедура, а также сроки завершения этого процесса.

Передача комплекта трудовых книжек происходит в присутствии созванной для этой цели комиссии, призванной наблюдать за порядком проведения процедуры и правильностью заполнения акта.

В акте необходимо указать следующие обязательные сведения:

• ФИО и должностная позиция лица, составившего настоящий акт;
• ФИО специалистов, осуществляющих непосредственно процедуру передачи документов;
• ФИО состава комиссии, указанных в алфавитном порядке;
• описание процедуры и ее результата.

Акт составляется в количестве не менее трех экземпляров. Любые дополнительные сведения к нему должны быть оформлены в качестве приложений. По окончании процесса передачи дел документ подписывается принимающей и передающей сторонами, главой комиссии и всеми ее членами. Далее документ передается руководителю предприятия для утверждения и заверения печатью организации.

Подобного рода документы, касающиеся сведений о трудовых книжках и вкладышах, организация обязана хранить в собственном архиве не менее 3 лет.